Si tratta di un modulo sviluppato in Excel che permette tenere una Contabilità Generale in partita semplice secondo il principio di Cassa.
Per poterlo utilizzare, una volta installato il programma, è sufficiente definire un Piano dei conti ( vedi fig. 1 ) che definisce la causale delle operazioni di Entrata e di Uscita che verranno utilizzate per classificare le singole operazioni di incasso o di pagamento.
Dopo la corretta impostazione del Piano dei conti si possono effettuare le registrazioni utilizzando il foglio delle Registrazioni ( vedi fig. 2 ). Ogni operazione può riguardare o la Cassa, o uno dei due Conti correnti previsti.
In automatico il programma fornisce in continuo il saldo del conto Cassa e dei due Conti correnti ( vedi fig. 2 ) e, in un prospetto separato, il Rendiconto ( vedi fig. 3 ) aggiornato che riporta per ciascun conto il totale delle operazioni che sono state contabilizzate.
Il programma è dotato di una serie di controlli al fine di evitare che l’utente possa commettere degli errori che potrebbero generare una situazione contabile non corretta. Per fare qualche esempio:
- Cronologicità delle registrazioni (in ordine di data registrazione)
- Uso di codici conto errati o non attivati
- Codici destinazione (Cassa, Conti correnti) errati
- Cassa che diventa negativa,
- ecc.
Come già detto il pacchetto può essere, a richiesta dell’Associazione interessata, personalizzato per far fronte, naturalmente entro certi limiti, ad esigenze specifiche o particolari.